Fra PowerPoint til overbevisende presentasjon

En god presentasjon handler ikke om hvor mange slides du klarer å fylle.

Den handler om hvor raskt publikum forstår hva du vil fortelle – og hvorfor det er viktig.

Mange presentasjoner starter med PowerPoint. Det kan være en feil.

En sterk presentasjon bør starte med budskapet. Først når du vet hva publikum skal forstå, huske eller gjøre etter presentasjonen, bør du begynne å bygge slidene.

En presentasjon er en historie

Tenk på en presentasjon som en reise. Du skal ta publikum fra:

Situasjon → Problem → Mulighet → Løsning → Verdi → Handling

Hvis denne reisen er tydelig, blir det lettere for publikum å følge med.

Hvis presentasjonen hopper tilfeldig mellom temaer, blir det vanskeligere å forstå helheten – selv om hver enkelt slide isolert sett ser profesjonell ut.

Derfor er struktur viktigere enn mengde.

Start med slutten

Et godt spørsmål før du lager én eneste slide er:

Hva skal publikum sitte igjen med når presentasjonen er ferdig?

Det kan for eksempel være:

• «Vi bør investere i dette prosjektet.»
• «Dette er en løsning vi trenger.»
• «Dette selskapet har et tydelig marked.»
• «Vi bør inngå et samarbeid.»
• «Dette er riktig strategi for neste fase.»

Når sluttmålet er tydelig, blir det enklere å bestemme hva som faktisk skal være med. Og minst like viktig: hva skal ikke være med?

Færre slides kan gi større effekt

En vanlig feil er å forsøke å fortelle alt. Resultatet blir ofte slides med:

• for mye tekst
• for mange grafer
• for mange tall
• for mange budskap
• for mange detaljer

Publikum vet ikke hvor de skal se.

En god slide bør derfor helst ha én hovedidé. Hvis du trenger fem minutter for å forklare hva en slide handler om, er det mulig at den inneholder for mye.

Dramaturgi skaper fremdrift

Dramaturgi handler om hvordan historien utvikler seg. En presentasjon bør ha en naturlig progresjon.

1. Fang oppmerksomheten

Start med noe som gjør at publikum ønsker å høre mer. Det kan være:

Et problem

«Hvorfor bruker norske bedrifter fortsatt så mye tid på manuelle prosesser?»

Et tall

«Tre timer hver uke kan bli over 150 timer i året.»

En observasjon

«Markedet har endret seg raskere enn måten mange bedrifter arbeider på.»

Et spørsmål

«Hva ville du gjort hvis du kunne frigjøre én arbeidsdag hver uke?»

Målet er å skape interesse.

2. Definer problemet

Når du har oppmerksomheten, må publikum forstå hvorfor temaet er relevant.

• Hva er utfordringen?
• Hvem rammes?
• Hva koster problemet?
• Hva skjer hvis ingenting endres?

Her skaper du behovet for løsningen.

3. Presenter muligheten

Deretter flyttes historien fra problem til mulighet.

• Hva kan gjøres annerledes?
• Hva har endret seg i markedet?
• Hvilke nye teknologier eller løsninger finnes?
• Hvorfor er tidspunktet interessant?

Dette skaper forventning.

4. Presenter løsningen

Nå kommer løsningen. Men ikke start med alle funksjonene.

• Start med verdien.
• Hva gjør løsningen?
• Hvem hjelper den?
• Hvilket problem løser den?
• Og hvorfor er den relevant?

Detaljene kan komme etterpå.

5. Bevis at det fungerer

På dette tidspunktet bør du underbygge historien. Det kan være:

• kundeeksempler
• resultater
• markedsdata
• caser
• demonstrasjoner
• referanser
• erfaring
• dokumenterte effekter

Dette gir presentasjonen troverdighet.

6. Vis veien videre

Når publikum forstår løsningen og verdien, bør du vise hva som skjer videre. For eksempel:

Da blir presentasjonen handlingsorientert.

7. Avslutt med én tydelig handling

En presentasjon bør ikke bare ende fordi tiden er ute. Den bør lande.

Hva ønsker du at publikum skal gjøre?

• Booke et møte?
• Teste løsningen?
• Investere?
• Godkjenne prosjektet?
• Ta neste steg?

Gjør handlingen tydelig.

«Hva skjer videre?»

kan være en langt sterkere avslutning enn:

«Takk for meg.»

Design skal støtte historien

Godt design handler ikke om å pynte presentasjonen. Det handler om å gjøre informasjon lettere å forstå. Bruk derfor:

Store overskrifter
La publikum forstå hovedpoenget raskt.

Visuelle elementer
Bilder, diagrammer og illustrasjoner kan ofte forklare mer effektivt enn tekst.

Luft
Tomrom gjør det lettere å fokusere.

Konsekvent design
Farger, typografi og layout bør gi en tydelig visuell identitet.

Kontraster
Skill mellom det viktigste og det sekundære.

Designet bør aldri konkurrere med budskapet.

Én slide – én idé

En enkel regel kan være:

Hvis du har tre hovedbudskap, trenger du sannsynligvis tre slides.

Eksempel:

Slide 1
Markedet endrer seg.

Slide 2
Dette skaper et konkret problem.

Slide 3
Her er muligheten.

Slide 4
Dette er løsningen.

Slide 5
Slik skaper løsningen verdi.

Det gir publikum tid til å forstå hvert steg.

Presentasjonen skal ikke gjøre jobben alene

En PowerPoint-presentasjon er et hjelpemiddel. Det er personen som presenterer som skal skape forbindelsen med publikum.

Derfor bør du ikke skrive hele talen på slidene. Bruk heller:

Slide:
«Tre områder med størst potensial»

Presentatør:
Forklarer hvilke områder det er, hvorfor de er viktige og hva virksomheten bør gjøre.

Da får du en presentasjon som fungerer både visuelt og muntlig.

Bygg presentasjonen rundt publikum

Et annet viktig spørsmål er:

Hvem sitter i rommet?

En investor trenger kanskje å forstå:

• marked
• forretningsmodell
• vekstmuligheter
• kapitalbehov
• risiko

En kunde trenger kanskje å forstå:

• problemet
• løsningen
• verdien
• pris
• implementering

Et styre trenger kanskje:

• situasjon
• alternativer
• konsekvenser
• anbefalt beslutningsgrunnlag

Samme virksomhet kan derfor trenge helt forskjellige presentasjoner.

Fra informasjon til overbevisning

Informasjon alene overbeviser ikke nødvendigvis. En presentasjon blir sterkere når informasjonen settes inn i en sammenheng.

Tenk:

Dette er forskjellen mellom å vise informasjon og å fortelle en historie.

Den gode presentasjonen begynner før PowerPoint

Før du åpner PowerPoint, kan du skrive ned fem setninger:

• Dette er situasjonen.
• Dette er problemet.
• Dette er muligheten.
• Dette er løsningen.
• Dette ønsker vi at publikum skal gjøre.

Hvis du klarer å fortelle historien tydelig med bare disse fem setningene, har du allerede begynt å bygge en god presentasjon.

Deretter kan du bruke PowerPoint til å gjøre historien visuell.

Fra slides til strategi

Den beste presentasjonen er ikke nødvendigvis den mest avanserte. Det er den som gjør det enkelt for publikum å forstå:

• Hva handler dette om?
• Hvorfor er det viktig?
• Hva er verdien?
• Hva skjer videre?

Når struktur, dramaturgi, innhold og design fungerer sammen, blir presentasjonen et strategisk verktøy – ikke bare en samling slides.

Fra idé til overbevisende presentasjon

Hos 1Fremdrift handler presentasjonsarbeid om mer enn design.

Vi hjelper med å utvikle struktur, budskap, dramaturgi, visuell historiefortelling og presentasjonsmateriell som gjør komplekse idéer enklere å forstå.

Enten presentasjonen skal brukes overfor investorer, kunder, samarbeidspartnere eller internt i virksomheten, er målet det samme:

Gjør idéen tydelig. Gjør verdien forståelig. Gjør neste steg enkelt.

Fra idé til handling.