ChatGPT bei der Arbeit — wofür können Sie es eigentlich nutzen?

ChatGPT ist innerhalb kurzer Zeit zu einem der bekanntesten KI-Werkzeuge der Welt geworden. Aber für viele Unternehmen bleibt die Frage dieselbe: Wofür können wir ChatGPT eigentlich auf der Arbeit nutzen?

Die Antwort ist: für weit mehr, als beim Schreiben von Texten zu helfen.

ChatGPT kann als digitaler Sparringspartner, Schreibassistent, Analyst, Ideenentwickler, Rechercheassistent, Programmierhelfer und Arbeitsassistent genutzt werden.

Aber der größte Wert entsteht nicht durch das Stellen zufälliger Fragen. Er entsteht, wenn ChatGPT als Teil eines konkreten Arbeitsprozesses genutzt wird.

ChatGPT ist mehr als ein Chatbot

Viele haben ChatGPT ausprobiert, indem sie schrieben:

"Schreib einen Facebook-Beitrag über mein Unternehmen."

Das funktioniert. Aber das ist nur der Anfang. Betrachten Sie ChatGPT stattdessen als einen digitalen Mitarbeiter, dem Sie eine Aufgabe geben können. Sie könnten zum Beispiel sagen:

"Hier sind die Informationen über unser Unternehmen. Erstelle einen Vorschlag für eine Customer Journey vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Verkauf. Identifiziere auch, wo wir unnötig viel Zeit verbringen."

Dann bewegen Sie sich von Frage → Antwort zu Problem → Analyse → Vorschlag → Arbeitsprozess. Genau hier wird ChatGPT für Unternehmen interessant.

1. E-Mails schneller schreiben

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, E-Mails zu formulieren? ChatGPT kann Ihnen helfen:

• Einen ersten Entwurf zu schreiben
• Den Text professioneller zu machen
• Den Text kürzer zu machen
• Den Text freundlicher zu machen
• Komplizierte Dinge einfacher zu erklären
• Text zu übersetzen
• Den Ton an den Empfänger anzupassen

Sie können ChatGPT zum Beispiel ein paar Stichpunkte geben:

Kunde wartet auf Angebot. Wir sind zwei Tage im Verzug. Entschuldige die Verspätung. Angebot wird Freitag gesendet.

ChatGPT kann daraus eine professionelle Antwort machen.

Sie liefern die Information. ChatGPT hilft bei der Formulierung.

2. Angebote und Beschreibungen erstellen

Viele Kleinunternehmen verbringen viel Zeit mit Angeboten. ChatGPT kann helfen, Folgendes zu strukturieren:

• Angebotstexte
• Leistungsbeschreibungen
• Projektbeschreibungen
• Produktbeschreibungen
• Arbeitsumfang
• Liefergegenstandsbeschreibungen
• Einleitungen

Beispiel:

"Wir erstellen eine neue Website für einen lokalen Handwerksbetrieb. Der Kunde braucht Startseite, Leistungen, Kontaktformular, Galerie und Buchung. Erstelle einen professionellen Vorschlag für eine Leistungsbeschreibung."

Sie erhalten einen ersten Entwurf, der dann angepasst werden kann.

3. Meeting → Protokoll → Aufgaben

Das ist einer der praktischsten Anwendungsfälle. Ein Meeting enthält oft viele Informationen. Aber das Wichtigste ist: Was wurde entschieden? Wer soll was tun? Wann soll es fertig sein?

Ein Meeting kann daher strukturiert werden zu:

Entscheidungen
Was wurde entschieden?

Aufgaben
Was muss getan werden?

Verantwortung
Wer macht es?

Fristen
Wann soll es fertig sein?

Nachverfolgung
Was passiert als Nächstes?

So kann ChatGPT dazu beitragen, ein Meeting in eine konkrete Arbeitsliste zu verwandeln.

4. Brainstorming und Ideenentwicklung

Haben Sie eine Idee, wissen aber nicht, wie Sie sie entwickeln sollen? ChatGPT kann als Sparringspartner dienen. Sie könnten zum Beispiel fragen:

"Ich überlege, einen kleinen Online-Shop für norwegische Kunden zu starten. Gib mir 10 mögliche Nischen und bewerte Zielgruppe, Konkurrenz, Komplexität und Potenzial für wiederkehrende Verkäufe."

Sie können dann fortfahren:

"Nimm Idee Nummer 3. Erstelle ein einfaches Geschäftsmodell."

Dann: "Wer sind die wichtigsten Konkurrenten?" Und: "Was sollte mein wichtigster Wettbewerbsvorteil sein?"

Sie können ChatGPT also nutzen, um eine Idee Schritt für Schritt zu entwickeln.

5. Marketing

ChatGPT kann ein effektiver Assistent für die Marketingabteilung sein – auch wenn die Marketingabteilung aus einer Person besteht. Sie können es nutzen für:

• Kampagnenideen
• Anzeigentexte
• Soziale Medien
• Blogbeiträge
• Newsletter
• Landingpages
• Produkttexte
• Videoideen
• Skripte
• Zielgruppenbeschreibungen

Aber hier ist ein wichtiger Punkt: Fragen Sie nicht nur nach "einem guten Text". Geben Sie ChatGPT mehr Informationen. Zum Beispiel:

"Wir betreiben eine Massageklinik in Fredrikstad. Unsere Kunden sind hauptsächlich Erwachsene, die Entspannung und Behandlung suchen. Wir möchten mehr Buchungen an Wochentagen zwischen 10 und 15 Uhr. Erstelle drei Kampagnenideen mit unterschiedlichen Blickwinkeln."

Je besser die Informationen, die Sie geben, desto relevanter wird das Ergebnis.

6. Website-Inhalte erstellen

ChatGPT kann bei fast allen Teilen einer Website helfen. Zum Beispiel:

Startseite — Was bieten wir an?
Über uns — Wer sind wir?
Leistungen — Was bekommt der Kunde?
FAQ — Welche Fragen stellen Kunden?
Blog — Über welche Themen sollten wir schreiben?
SEO — Welche Suchbegriffe und Fragen sollte die Seite abdecken?

Das kann es deutlich einfacher machen, Inhalte für eine neue oder bestehende Website zu entwickeln.

7. SEO und Sichtbarkeit

ChatGPT kann auch als SEO-Assistent genutzt werden. Sie können um Hilfe bitten bei:

• Inhaltsideen finden
• Artikel strukturieren
• Überschriften erstellen
• Fragen vorschlagen, nach denen Kunden suchen
• Meta-Titel verbessern
• Meta-Beschreibungen erstellen
• Inhalte organisieren
• Interne Links vorschlagen

Aber es ist wichtig, zwischen Inhaltsproduktion und tatsächlichen Suchdaten zu unterscheiden. ChatGPT kann bei Ideen und Struktur helfen. Für reale Suchvolumen und aktuelle Suchergebnisse sollten relevante SEO-Tools und Quellen genutzt werden.

8. Dokumente analysieren

ChatGPT kann auch bei Dokumentenarbeit helfen. Je nach Lösung und Zugang können Sie mit Dokumenten arbeiten und um Hilfe bitten bei:

• Zusammenfassen
• Hauptpunkte finden
• Dokumente vergleichen
• Informationen extrahieren
• Tabellen erstellen
• Unterschiede finden
• Komplizierte Inhalte erklären
• Eine Handlungsliste erstellen

Beispiel:

"Fasse dieses Dokument auf einer Seite für die Geschäftsleitung zusammen."

Oder:

"Finde die fünf wichtigsten Anforderungen in diesem Dokument und stelle sie als Checkliste dar."

Das kann viel Zeit sparen.

9. Excel und Daten

ChatGPT kann auch nützlich sein, wenn Sie mit Daten arbeiten. Sie können zum Beispiel Hilfe bekommen bei:

• Einen Datensatz verstehen
• Muster finden
• Formeln erstellen
• Zahlen erklären
• Tabellen strukturieren
• Ergebnisse analysieren
• Berichte erstellen
• KPIs vorschlagen

Beispiel:

"Hier sind unsere Verkaufszahlen der letzten 12 Monate. Finde heraus, welche Monate herausstechen, und schlage vor, welche Fragen wir untersuchen sollten."

Dann wird ChatGPT nicht nur für Text genutzt. Es wird für Analyse und Entscheidungsunterstützung genutzt.

10. Präsentationen

Haben Sie ein Meeting oder eine Präsentation vor sich? ChatGPT kann helfen bei:

• Struktur
• Botschaft
• Folienüberschriften
• Redemanuskript
• Argumentation
• Kundenpräsentationen
• Verkaufspräsentationen
• Investorenpräsentationen
• Schulungsmaterial

Sie können mit ein paar Stichpunkten beginnen. Dann können Sie bitten um:

Problem → Lösung → Vorteil → Dokumentation → nächster Schritt

So wird die Präsentation um die Geschichte herum gebaut, statt nur eine Sammlung von Folien zu sein.

11. Verkauf

ChatGPT kann auch als Verkaufs-Sparringspartner dienen. Sie könnten zum Beispiel bitten um:

"Erstelle fünf häufige Einwände, die ein Kunde gegen diese Dienstleistung haben könnte."

Dann: "Wie können wir darauf antworten, ohne aufdringlich zu wirken?" Dann: "Erstelle ein kurzes Verkaufsgespräch basierend darauf."

Sie können ChatGPT auch nutzen, um ein Kundengespräch zu simulieren. ChatGPT kann die Rolle des Kunden spielen. So können Sie üben:

• Verkaufsgespräche
• Präsentationen
• Einwände
• Kundentermine
• Verhandlungen

12. Kundenservice

ChatGPT kann genutzt werden, um Antwortvorschläge auf häufige Fragen zu erstellen. Beispiel:

Kunde:

"Ich muss leider meinen Termin absagen. Was gilt es zu beachten?"

Das Unternehmen kann definierte Regeln haben, die ChatGPT als Grundlage für die Formulierung der Antwort nutzt. Das kann später mit einer größeren Kundenservice-Lösung verbunden werden. Aber das Unternehmen sollte klare Regeln haben, wann ein Fall an einen Menschen weitergeleitet werden soll.

13. Verfahren und Arbeitsprozesse

Das ist ein Bereich, den viele unterschätzen. Sie können ChatGPT nutzen, um zu erstellen:

• Checklisten
• Verfahren
• Verfahrensbeschreibungen
• Onboarding
• Schulungsmaterial
• Qualitätssicherungsroutinen
• Kontrollpunkte

Beispiel:

"Erstelle eine Checkliste für das, was ein Mitarbeiter tun soll, wenn ein neuer Kunde registriert wird."

Danach kann der Prozess verbessert werden. Das kann das Unternehmen weniger davon abhängig machen, dass eine Person "weiß, wie alles funktioniert".

14. Mitarbeiterschulung

Ein neuer Mitarbeiter braucht oft viele Informationen. ChatGPT kann als Teil der Schulung genutzt werden. Zum Beispiel:

Unternehmensverfahren → Wissensdatenbank → Fragen → Erklärung → Übung

Ein neuer Mitarbeiter kann Hilfe bekommen, um Produkte, Dienstleistungen, Verfahren, Systeme, Kundenbetreuung und interne Prozesse zu verstehen. Das kann die Schulung zugänglicher machen.

15. Übersetzung und Sprache

Norwegische Unternehmen arbeiten zunehmend mit Kunden und Lieferanten über Ländergrenzen hinweg. ChatGPT kann bei Übersetzung und sprachlicher Anpassung helfen, zum Beispiel Norwegisch → Englisch, Norwegisch → Schwedisch, Norwegisch → Dänisch oder andere Sprachen.

Aber bei rechtlichen, technischen oder anderen kritischen Dokumenten sollte der Text von einer Person mit der richtigen Kompetenz qualitätsgesichert werden.

16. Programmierung und technische Entwicklung

ChatGPT kann auch Entwicklern helfen. Es kann unter anderem genutzt werden für:

• Code erklären
• Fehler finden
• Code-Entwürfe schreiben
• SQL-Abfragen erstellen
• Code dokumentieren
• API-Beispiele erstellen
• Code zwischen Sprachen konvertieren
• Architektur vorschlagen
• Tests schreiben

Für ein kleines Unternehmen kann das die Entwicklung und Wartung digitaler Lösungen erleichtern. Aber von KI generierter Code muss getestet und qualitätsgesichert werden.

KI kann Code schreiben. Das bedeutet nicht, dass der Code automatisch korrekt oder sicher ist.

17. Eigene Arbeitsassistenten erstellen

Der vielleicht interessanteste nächste Schritt ist der Übergang von "Ich nutze ChatGPT" zu "Wir haben ChatGPT in unseren Arbeitsprozess eingebaut".

Beispiel:

Kundenanfrage geht ein → Informationen werden erfasst → KI analysiert die Anfrage → System schlägt Kategorie und nächsten Schritt vor → Mitarbeiter erhält Antwortvorschlag → Kunde erhält Antwort → Aufgabe wird erfasst

Das ist eine völlig andere Art der KI-Nutzung. Hier wird KI Teil der digitalen Infrastruktur des Unternehmens.

ChatGPT soll nicht immer allein die Arbeit machen

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass ChatGPT Fehler machen kann. Deshalb sollten Sie eine KI-Antwort nicht unkritisch als endgültig behandeln. Besonders bei rechtlichen Fragen, finanziellen Entscheidungen, medizinischen Fragen, Sicherheit, personenbezogenen Daten, Verträgen und technischen Lösungen sollte das Ergebnis von Menschen mit relevanter Kompetenz kontrolliert werden.

Ein gutes Arbeitsmodell ist:

KI: Vorschlag → Mensch: Kontrolle → KI: Verbesserung → Mensch: endgültige Entscheidung

Geben Sie nicht alles ein

Datenschutz und Informationssicherheit sind wichtig. Fügen Sie nicht unkritisch sensible Kundendaten, Passwörter, Bankinformationen, vertrauliche Vereinbarungen, personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse ein, bevor Sie bewertet haben, wie die Lösung mit den Informationen umgeht.

Das Unternehmen sollte klare Regeln haben, wofür Mitarbeiter KI nutzen dürfen und wofür nicht. Das kann eine einfache KI-Richtlinie auf ein oder zwei Seiten sein.

Der beste Prompt ist nicht unbedingt der längste

Sie müssen nicht jedes Mal eine Seite mit Anweisungen schreiben. Aber ChatGPT braucht Kontext. Ein einfaches Modell ist:

Rolle — "Du bist ein erfahrener Marketingberater."
Aufgabe — "Erstelle eine Kampagne für unser Unternehmen."
Kontext — "Wir sind ein lokales Unternehmen mit 5 Mitarbeitern und möchten mehr Kunden."
Zielgruppe — "Erwachsene Kunden in unserem lokalen Markt."
Ziel — "Wir möchten mehr Buchungen an Wochentagen."
Format — "Erstelle drei Kampagnenvorschläge mit Überschrift, Text und CTA."

Das gibt einen weit besseren Ausgangspunkt als: "Erstelle eine Kampagne."

Ein einfacher ChatGPT-Start für das Unternehmen

Wenn das Unternehmen ChatGPT noch nie systematisch genutzt hat, können Sie mit fünf Aufgaben beginnen.

Tag 1 — Nutzen Sie ChatGPT für eine E-Mail.
Tag 2 — Nutzen Sie ChatGPT für einen Text.
Tag 3 — Nutzen Sie ChatGPT, um ein Meeting zusammenzufassen.
Tag 4 — Nutzen Sie ChatGPT, um einen Arbeitsprozess zu verbessern.
Tag 5 — Nutzen Sie ChatGPT, um ein konkretes Problem zu analysieren.

Fragen Sie sich dann:

Wo hat uns ChatGPT tatsächlich Wert gebracht?

Dort sollten Sie beginnen, weiter aufzubauen.

Von ChatGPT zu einem digitalen Workflow

ChatGPT muss nicht allein stehen. Es kann mit den anderen Systemen des Unternehmens kombiniert werden:

Website → Formular → CRM → Buchung → Zahlung → KI → Kundenservice → Berichterstattung

Wenn diese Teile zusammenhängen, entsteht eine völlig andere Art von digitalem Unternehmen.

Was kann ChatGPT für genau Ihr Unternehmen tun?

Es gibt keine einzige Antwort. Eine Massageklinik hat andere Bedürfnisse als ein Handwerker. Ein Restaurant hat andere Bedürfnisse als eine Zahnklinik. Ein Berater hat andere Bedürfnisse als ein Online-Shop.

Deshalb sollte man mit dem Unternehmen beginnen – nicht mit der Technologie. Stellen Sie diese Fragen:

• Wofür verwenden wir die meiste Zeit?
• Was tun wir jeden Tag?
• Was wiederholen wir ständig?
• Wo entstehen Fehler?
• Wo warten Kunden auf Antworten?
• Wo verbringen wir Zeit mit Verwaltung?
• Was könnte einfacher sein?

Danach können ChatGPT und andere KI-Werkzeuge in Betracht gezogen werden.

10 Aufgaben, die Sie schon heute testen können

Wenn Sie ChatGPT bei der Arbeit ausprobieren möchten, beginnen Sie mit diesen:

1. Schreibe eine professionelle Antwort auf diese E-Mail.
2. Fasse dieses Dokument auf einer Seite zusammen.
3. Erstelle eine Checkliste für diesen Arbeitsprozess.
4. Finde fünf Verbesserungen, die wir an unserer Website vornehmen können.
5. Erstelle zehn Ideen für soziale Medien.
6. Verwandle dieses Sitzungsprotokoll in konkrete Aufgaben.
7. Finde fünf häufige Fragen, die unsere Kunden haben könnten.
8. Erstelle einen ersten Entwurf für ein Angebot.
9. Analysiere diesen Arbeitsprozess und finde unnötige Schritte.
10. Spiele die Rolle eines schwierigen Kunden und lass mich das Verkaufsgespräch üben.

Von ChatGPT zu Fortschritt

ChatGPT ist nicht das Ziel.

Bessere Arbeit ist das Ziel.

Das kann weniger Verwaltung, schnellere Kundenantworten, bessere Dokumentation, besseres Marketing, bessere Struktur, eine bessere Customer Journey, mehr Zeit für Kunden und mehr Zeit für Entwicklung bedeuten.

Erst wenn die Technologie eine konkrete Verbesserung schafft, wird sie wirklich interessant.

1Fremdrift – wir helfen Ihnen von der Idee zur Lösung

Bei 1Fremdrift betrachten wir KI als Teil der größeren digitalen Entwicklung. Es geht nicht darum, KI zu nutzen, weil "alle anderen es tun". Es geht darum herauszufinden: Was kann besser gemacht werden? Was kann einfacher gemacht werden? Was kann automatisiert werden? Wobei kann KI beitragen?

Danach können wir betrachten, wie das in die digitalen Lösungen des Unternehmens eingebaut werden kann. Das könnte sein:

• Website
• Buchung
• Digitale Formulare
• Kundenmanagement
• Automatisierung
• KI-Integrationen
• Dokumentation
• Begehung
• Berichterstattung
• Online-Shop
• Präsentationen
• Digitale Arbeitsprozesse

Fazit

ChatGPT kann weit mehr sein als ein Werkzeug, das Sie nutzen, wenn Sie Hilfe beim Schreiben eines Textes brauchen. Es kann Schreibassistent, Sparringspartner, Analyst, Ideenentwickler, Rechercheassistent, Schulungswerkzeug, Verkaufsassistent, Kundenserviceassistent, Programmierhelfer sein — und wenn es richtig integriert wird, Teil des digitalen Workflows des Unternehmens.

Aber die wichtigste Erkenntnis ist einfach:

Fragen Sie nicht zuerst, was ChatGPT tun kann. Fragen Sie, was Ihr Unternehmen besser machen kann.

Dann finden Sie heraus, wie KI helfen kann.

Von ChatGPT zu praktischem Nutzen. Von der Idee zur Lösung. Von der Lösung zu Fortschritt.